Reforma Tributária no TOTVS: o guia 2026 para adequar Protheus, Datasul e RM

A Reforma Tributária deixou de ser um debate no Congresso e virou tarefa de sistema. Para quem já roda TOTVS, a pergunta prática não é mais “o que é IBS e CBS”, e sim “o que eu preciso mexer no meu Protheus, Datasul ou RM para continuar emitindo nota”. A resposta curta: atualizar a release, parametrizar os novos tributos no Configurador de Tributos e testar em homologação antes que a rejeição comece a valer em produção.

Este guia é para o gestor de TI que já tem o ERP em operação. Ele reúne o cronograma que define o seu prazo interno, o que muda na nota fiscal em 2026 e o passo a passo da adequação por linha de produto, com as fontes oficiais para você conferir cada data. O foco não é a teoria da lei, é a sua operação continuar rodando.

O calendário da Reforma que define o seu cronograma interno

A transição é escalonada e vai de 2026 a 2033. Dois modelos convivem por vários anos, o que significa que o seu ERP precisa calcular tributo antigo e novo ao mesmo tempo durante a transição. Este é o mapa oficial, segundo a Receita Federal:

Ano	O que acontece
2026	Ano de teste. IBS a 0,1% e CBS a 0,9%, com o valor compensável com PIS, Cofins e outros tributos federais. O objetivo é fazer todo mundo emitir a nota com os campos novos calculados, não arrecadar.
2027	A CBS passa a vigorar e substitui PIS e Cofins, que são extintos. O IPI é reduzido a zero, exceto para o que também é produzido na Zona Franca de Manaus. Começa a cobrança do Imposto Seletivo.
2029 a 2032	O IBS sobe de forma gradual enquanto ICMS e ISS caem na mesma proporção (as parcelas de ICMS e ISS ficam em 9/10, 8/10, 7/10 e 6/10 a cada ano).
2033	Regime pleno. ICMS e ISS são extintos e o novo modelo passa a valer por inteiro.

O recado para a TI é direto: 2026 é o ano de acertar o sistema, com pouco a recolher e muito a configurar. Quem usa esse ano para parametrizar e testar chega em 2027, quando a cobrança de verdade começa, com a casa em ordem.

As duas datas duras da nota fiscal em 2026

Dentro de 2026, quem emite NF-e ou NFC-e tem dois prazos que não dependem de você. Eles vêm da Nota Técnica 2025.002 da NF-e, que criou os campos de IBS e CBS no leiaute, e valem primeiro para as empresas do Regime Normal (CRT 3):

• 1º de julho de 2026: o preenchimento dos campos de IBS e CBS passa a ser obrigatório no ambiente de homologação (o ambiente de teste). É a sua janela para validar a emissão sem risco para o faturamento.
• 3 de agosto de 2026: começa a obrigatoriedade em produção. A Rejeição 1115 (“IBS/CBS não informado”) chegou a ser prevista para essa data, mas o Ato Técnico Conjunto nº 01/2026 adiou o início das validações, sem nova data divulgada. A nota incompleta ainda é autorizada, e a obrigação de preencher continua valendo.

Para empresas do Simples Nacional e MEI (CRT 1, 2 e 4), os documentos só entram na obrigatoriedade em 1º de janeiro de 2027, na última fase do cronograma oficial.

Esses são os marcos da nota fiscal, mas a NF-e é apenas o primeiro de vários documentos. O Ato Conjunto RFB/CGIBS nº 4 escalonou CT-e, MDF-e, NFCom, NFS-e, BP-e e a DeRE em cinco datas até 2027. Se a sua operação emite mais do que NF-e, veja o cronograma completo dos documentos fiscais com IBS e CBS.

IBS, CBS e Imposto Seletivo: o que cada um substitui

O novo modelo é um IVA dual, dividido em dois tributos sobre o consumo mais um imposto regulatório:

• CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços): federal, substitui PIS e Cofins.
• IBS (Imposto sobre Bens e Serviços): de estados e municípios, substitui ICMS e ISS.
• IS (Imposto Seletivo): federal, incide uma única vez sobre bens e serviços prejudiciais à saúde ou ao meio ambiente, como veículos, bebidas alcoólicas, bebidas açucaradas, produtos fumígenos e bens minerais. A cobrança começa em 2027, e as alíquotas ainda serão definidas em lei. Se a sua operação é industrial e mexe com esses itens, veja em detalhe como o Imposto Seletivo é tratado no Protheus.

IBS e CBS são não cumulativos: o que foi pago nas etapas anteriores vira crédito na etapa seguinte. Na prática, isso exige que os cadastros e a classificação de cada item estejam corretos, porque é a classificação que diz ao sistema quanto de crédito e de débito gerar. Erro de cadastro não é mais só uma inconsistência de relatório, é imposto calculado errado na nota.

Já uso TOTVS. O que fazer agora?

A própria TOTVS deixa claro na sua comunicação oficial que a responsabilidade pela adequação é da empresa, e que ela se apoia em manter o ERP atualizado e reparametrizado. Traduzindo para a rotina de quem opera, a adequação tem quatro frentes:

1. Atualizar a release do ERP e o TSS. Os novos cálculos, campos e regras chegam por pacotes de atualização. No Protheus, isso inclui atualizar o Backoffice e o TSS (responsável pela comunicação com a SEFAZ) para a versão que carrega a Reforma. Vale conferir se a sua release ainda está dentro do ciclo de vida suportado pela TOTVS, porque versões antigas não recebem os pacotes.
2. Reparametrizar os tributos no Configurador de Tributos. Este é o coração da mudança. A TOTVS está descontinuando o cálculo pela TES e consolidando o Configurador de Tributos como o motor de cálculo de IBS e CBS. Essa migração não é automática: cada operação precisa ser revisada e configurada, com as regras de cálculo, as vigências e a classificação tributária (cClassTrib) de cada item.
3. Ajustar os cadastros e o leiaute da nota. Saneamento de produtos e serviços (NCM e NBS), de clientes e fornecedores (por causa da tributação no destino) e o mapeamento entre cClassTrib e CST. É esse conjunto que faz o sistema preencher os campos novos da NF-e corretamente. Ajustes de contabilização também entram, como as notas de débito e crédito para IBS e CBS no Protheus.
4. Testar em homologação antes da produção. A recomendação oficial da TOTVS é criar uma base de homologação dedicada, replicando o ambiente produtivo, e transmitir notas dos seus cenários reais no ambiente de homologação da SEFAZ. Testar é o seguro barato contra a rejeição valendo com a operação no ar.

Uma decisão de arquitetura aparece no meio do caminho: adotar o cenário 100% Configurador ou um modelo híbrido durante a transição. A escolha depende da complexidade fiscal da sua operação, e é onde a maioria dos projetos trava, porque exige entender a regra de negócio antes de configurar a ferramenta.

A adequação por linha: Protheus, Datasul e RM

O motor conceitual é o mesmo, mas cada linha tem o seu roteiro e o seu ponto de atenção.

• Protheus. A adequação passa pela atualização de Backoffice e TSS e pela parametrização no Configurador de Tributos, apoiada na importação das tabelas de classificação. Se você ainda calcula tributo pela TES, o caminho é a migração para o Configurador. O ponto de partida prático está no nosso guia do Configurador de Tributos no Protheus, e a base de comunicação fiscal costuma exigir a atualização do TSS.
• Datasul. A TOTVS publicou um roteiro específico para a linha, com cadastro das novas alíquotas, atualização do Configurador de Tributos e o mapeamento de cClassTrib por CST. Reunimos o que muda na prática no artigo sobre a Reforma Tributária no TOTVS Datasul.
• RM. A linha RM tem um roteiro estruturado de adequação, com cadastro dos novos tributos, saneamento de produtos e parceiros, fórmulas de base de cálculo e o registro das alíquotas e vigências, incluindo as alíquotas iniciais de 2026. Como a maior parte da operação RM é de retaguarda, o cuidado é garantir que a emissão fiscal e a escrituração conversem com os cadastros novos.

Há ainda uma mudança que não é de IBS e CBS, mas cai na mesma janela e atinge as três linhas: o CNPJ alfanumérico, em vigor para novas inscrições desde julho de 2026. Como o CNPJ compõe a chave de acesso dos documentos fiscais, ele obriga a revisar máscara, validação e integrações, e a TOTVS já entregou pacote para isso. O passo a passo está em CNPJ alfanumérico no Protheus.

Um ponto para evitar confusão: o Fluig não faz parte da adequação fiscal de IBS e CBS. Ele é plataforma de processos e assinatura, não motor de cálculo de tributo. Quem preenche a nota é o ERP.

Os erros que travam o faturamento

Depois que a validação entra em produção, o risco deixa de ser teórico e vira nota barrada. Três códigos concentram a maior parte das dores:

• Rejeição 1115 (“IBS/CBS não informado”): disparada pela regra de validação da NF-e quando a nota não traz o grupo de IBS e CBS. Ela impede a autorização da nota do Regime Normal, mas o seu início em produção foi adiado pelo Ato Técnico Conjunto nº 01/2026 e ainda não tem nova data.
• Rejeição 1076: ocorre quando a base de cálculo informada do IBS ou da CBS difere da soma dos itens, um sintoma clássico de parametrização inconsistente.
• Rejeição 1111 (“Grupo de devolução do IBS da UF informado indevidamente”): é a exceção importante da lista, porque não foi adiada. Ela barra a nota que informa o grupo de devolução onde ele não cabe, ou seja, pune o excesso e não a falta. A origem está no fonte que monta o XML, e não no Configurador de Tributos, o que faz muita equipe procurar no lugar errado.

A lógica para tratar a maior parte desses erros é a mesma de qualquer rejeição de SEFAZ: ler o código, achar o parâmetro ou cadastro que gerou a inconsistência e corrigir na origem. A 1111 é a exceção que confirma a regra, porque nela a inconsistência não está no cadastro, e sim na geração do XML. Se a sua equipe já convive com notas barradas, o nosso guia de rejeições de NF-e no Protheus ajuda a estruturar o diagnóstico, e o guia dos campos de IBS e CBS obrigatórios na NF-e detalha o que precisa estar preenchido para não cair na 1115.

Split payment: o recolhimento na hora do pagamento

Uma mudança estrutural que vem junto com a Reforma é o split payment, o recolhimento do IBS e da CBS no momento da liquidação financeira da transação. Na prática, o prestador de serviço de pagamento separa a parte do imposto e recolhe direto, em vez de o valor passar inteiro pela empresa.

A Lei Complementar 214/2025 prevê dois procedimentos: o padrão, com consulta em tempo real aos sistemas do Comitê Gestor do IBS e da Receita Federal antes de liberar o recurso ao fornecedor, e o simplificado, opcional, baseado em um percentual preestabelecido. A implementação é gradual e depende de atos conjuntos dos órgãos. E o calendário mudou: em 12 de agosto de 2026, o Comitê Gestor do IBS informou que o split payment não estará em funcionamento em janeiro de 2027, sem nova data. A modalidade que assume o lugar é o recolhimento pelo adquirente (artigo 36 da LC 214/2025), na qual quem paga o imposto da operação é o seu cliente, por opção dele e sem aviso prévio. O que importa para a TI é que o dado da nota precisa estar correto em qualquer um dos cenários, porque é ele que alimenta o cálculo. Detalhamos o efeito no ERP em split payment não começa em janeiro de 2027: o que muda no Protheus.

A apuração assistida: o Fisco calcula e você confere

Uma peça que costuma passar despercebida no planejamento de TI é como a empresa vai apurar o IBS e a CBS a partir de 2027. A resposta é que, em boa medida, ela não vai.

Pelo artigo 46 da LC 214/2025, regulamentado pelo Decreto nº 12.955/2026 e pela Resolução CGIBS nº 6/2026, a Receita Federal e o Comitê Gestor apresentam a apuração já calculada, até o dia 15 do mês seguinte ao período, ou até o dia 20 para quem entrega a DeRE. O contribuinte tem até o último dia útil daquele mês para lançar ajustes, e a apuração apresentada é de uso obrigatório: não se apura mais em paralelo, ajusta-se o que veio.

O ponto sensível está no que acontece com o silêncio. Sem manifestação no prazo, presume-se correto o saldo e o crédito tributário é considerado constituído, tornando-se exigível sem lançamento prévio. E a base desse cálculo são os seus documentos fiscais, o que significa que o destaque de IBS e CBS que o seu ERP produz hoje é a matéria-prima da apuração que vai te vincular. Detalhamos os prazos e o que preparar no ERP em apuração assistida do IBS e da CBS no Protheus.

Empresas em regimes específicos têm uma obrigação a mais, e ela chega antes: a DeRE, Declaração de Regimes Específicos, cujo ambiente começa a receber eventos em 1º de outubro de 2026. Ela pede plano de contas e balancete mensal, ou seja, dado que sai da contabilidade e não do faturamento, o que costuma pegar de surpresa quem tratou a Reforma como projeto do módulo fiscal. Veja quem está obrigado e o que preparar no Protheus.

Checklist do gestor de TI (e onde a WeePulse entra)

Para transformar tudo isso em plano de ação, o roteiro mínimo é este:

1. Levantar a release atual de cada ambiente TOTVS e confirmar se está no ciclo de vida que recebe os pacotes da Reforma.
2. Aplicar as atualizações de Backoffice, TSS e demais componentes fiscais.
3. Parametrizar o Configurador de Tributos, migrando o cálculo da TES quando for o caso.
4. Importar e mapear a classificação tributária (cClassTrib) e sanear os cadastros de itens, clientes e fornecedores.
5. Testar a emissão em homologação, com os cenários reais da sua operação, antes de 3 de agosto.
6. Acompanhar as versões da Nota Técnica e as vigências, porque o calendário ainda se ajusta.

É um projeto de prazo e parametrização: pouco a recolher em 2026, muito a configurar, e uma data dura em que a nota deixa de ser autorizada. A WeePulse apoia empresas que já usam TOTVS a atravessar essa adequação sobre o ambiente que já está em operação: atualização de release, parametrização do Configurador de Tributos, importação das classificações, ajuste dos cadastros e testes de emissão em homologação, sem trocar de sistema e sem parar a operação. Falar com um especialista e comece pelo diagnóstico do que falta no seu ambiente.

Perguntas frequentes sobre a Reforma Tributária no TOTVS

Vou precisar trocar de ERP por causa da Reforma Tributária?

Não. Quem já usa TOTVS adéqua o sistema que tem, com atualização de release e parametrização dos novos tributos no Configurador de Tributos. A troca de sistema não é requisito da Reforma; o requisito é manter o ERP atualizado e corretamente configurado para calcular IBS e CBS e preencher a nota.

Meu Protheus está pronto para a Reforma Tributária?

Ele está pronto quando três coisas estão em ordem: a release e o TSS atualizados com os pacotes da Reforma, o Configurador de Tributos parametrizado com as regras e vigências de IBS e CBS, e a classificação tributária dos itens importada e mapeada. O teste que comprova isso é emitir NF-e dos seus cenários reais em homologação e ver a nota autorizada com os campos preenchidos.

Quando os campos de IBS e CBS passam a ser obrigatórios na nota?

Para o Regime Normal (CRT 3), a obrigatoriedade em homologação começou em 1º de julho de 2026 e em produção em 3 de agosto de 2026. A rejeição automática pela ausência dos campos estava prevista para essa mesma data, mas foi adiada pelo Ato Técnico Conjunto nº 01/2026, sem nova data. Para Simples Nacional e MEI, a obrigatoriedade começa em 1º de janeiro de 2027. Confira sempre a versão vigente da Nota Técnica 2025.002 no Portal da NF-e.

O que é a classificação tributária (cClassTrib)?

É o código que informa como cada item deve ser tributado no novo modelo. Ele conecta o produto ou serviço às regras de IBS e CBS e ao CST correspondente, e é o que permite ao ERP calcular o tributo e preencher os campos da nota. Importar e mapear essa classificação corretamente é uma das etapas centrais da parametrização.

A carga tributária da minha empresa vai aumentar em 2026?

Em 2026 não. O ano é de teste, com IBS a 0,1% e CBS a 0,9%, e o valor é compensável, então o objetivo é validar o cálculo e a emissão, não arrecadar. A urgência de 2026 é de sistema, não de caixa: o risco real é a nota ser rejeitada e travar o faturamento, não pagar mais imposto.

O Simples Nacional acaba com a Reforma Tributária?

Não. O Simples Nacional é mantido, e para essas empresas os documentos fiscais só entram na obrigatoriedade em 1º de janeiro de 2027, na última fase do cronograma oficial. Ainda assim, vale usar 2026 para se preparar com calma, em vez de deixar tudo para a virada do ano.

O que é o split payment e quando ele passa a valer?

É o recolhimento de IBS e CBS no momento da liquidação financeira da transação de pagamento. A Lei Complementar 214/2025 prevê um procedimento padrão e um simplificado, mas a obrigatoriedade depende de regulamentação e da implementação gradual pela Receita Federal e pelo Comitê Gestor do IBS, ainda sem uma data única definida em lei.

Quem vai apurar o IBS e a CBS da minha empresa?

A partir de 2027, a Receita Federal e o Comitê Gestor do IBS apresentam a apuração assistida já calculada, com base nos documentos fiscais. O contribuinte confere e ajusta dentro do prazo. Sem manifestação, presume-se correto o saldo apurado e o crédito tributário é constituído.

Fontes oficiais

• Receita Federal, Entenda a Reforma Tributária do Consumo: cronograma da transição, alíquotas de 2026 e substituição dos tributos.
• Portal Nacional da NF-e: publica a Nota Técnica 2025.002, que cria os campos de IBS e CBS no leiaute e define as regras de validação e os prazos de rejeição. Confira sempre a versão vigente.
• Comitê Gestor do IBS e Ministério da Fazenda, Reforma Tributária: regulamentação e orientações oficiais.
• Lei Complementar 214/2025 e Emenda Constitucional 132/2023: a base legal do IBS, da CBS, do Imposto Seletivo e do calendário de transição.
• TOTVS, Espaço Legislação da Reforma Tributária: o roteiro oficial da adequação por linha de produto.