Reforma Tributária no TOTVS: o guia 2026 para adequar Protheus, Datasul e RM

A Reforma Tributária deixou de ser um debate no Congresso e virou tarefa de sistema. Para quem já roda TOTVS, a pergunta prática não é mais “o que é IBS e CBS”, e sim “o que eu preciso mexer no meu Protheus, Datasul ou RM para continuar emitindo nota”. A resposta curta: atualizar a release, parametrizar os novos tributos no Configurador de Tributos e testar em homologação antes que a rejeição comece a valer em produção.

Este guia é para o gestor de TI que já tem o ERP em operação. Ele reúne o cronograma que define o seu prazo interno, o que muda na nota fiscal em 2026 e o passo a passo da adequação por linha de produto, com as fontes oficiais para você conferir cada data. O foco não é a teoria da lei, é a sua operação continuar rodando.

O calendário da Reforma que define o seu cronograma interno

A transição é escalonada e vai de 2026 a 2033. Dois modelos convivem por vários anos, o que significa que o seu ERP precisa calcular tributo antigo e novo ao mesmo tempo durante a transição. Este é o mapa oficial, segundo a Receita Federal:

Ano	O que acontece
2026	Ano de teste. IBS a 0,1% e CBS a 0,9%, com o valor compensável com PIS, Cofins e outros tributos federais. O objetivo é fazer todo mundo emitir a nota com os campos novos calculados, não arrecadar.
2027	A CBS passa a vigorar e substitui PIS e Cofins, que são extintos. O IPI é reduzido a zero, exceto para o que também é produzido na Zona Franca de Manaus. Começa a cobrança do Imposto Seletivo.
2029 a 2032	O IBS sobe de forma gradual enquanto ICMS e ISS caem na mesma proporção (as parcelas de ICMS e ISS ficam em 9/10, 8/10, 7/10 e 6/10 a cada ano).
2033	Regime pleno. ICMS e ISS são extintos e o novo modelo passa a valer por inteiro.

O recado para a TI é direto: 2026 é o ano de acertar o sistema, com pouco a recolher e muito a configurar. Quem usa esse ano para parametrizar e testar chega em 2027, quando a cobrança de verdade começa, com a casa em ordem.

As duas datas duras da nota fiscal em 2026

Dentro de 2026, quem emite NF-e ou NFC-e tem dois prazos que não dependem de você. Eles vêm da Nota Técnica 2025.002 da NF-e, que criou os campos de IBS e CBS no leiaute, e valem primeiro para as empresas do Regime Normal (CRT 3):

• 1º de julho de 2026: o preenchimento dos campos de IBS e CBS passa a ser obrigatório no ambiente de homologação (o ambiente de teste). É a sua janela para validar a emissão sem risco para o faturamento.
• 3 de agosto de 2026: começa a rejeição em produção. A nota que não trouxer o grupo de IBS e CBS é barrada com a Rejeição 1115 (“IBS/CBS não informado”) e não recebe autorização de uso. Sem autorização não há nota válida, e a operação para.

Para empresas do Simples Nacional e MEI (CRT 1, 2 e 4), a rejeição por ausência dos campos só vale a partir de 4 de janeiro de 2027. Uma observação importante: essas datas já foram remarcadas em versões anteriores da Nota Técnica, então trate 3 de agosto como o prazo real e confira sempre a versão vigente no Portal Nacional da NF-e antes de fechar o seu cronograma.

IBS, CBS e Imposto Seletivo: o que cada um substitui

O novo modelo é um IVA dual, dividido em dois tributos sobre o consumo mais um imposto regulatório:

• CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços): federal, substitui PIS e Cofins.
• IBS (Imposto sobre Bens e Serviços): de estados e municípios, substitui ICMS e ISS.
• IS (Imposto Seletivo): federal, incide uma única vez sobre bens e serviços prejudiciais à saúde ou ao meio ambiente, como veículos, bebidas alcoólicas, bebidas açucaradas, produtos fumígenos e bens minerais. A cobrança começa em 2027, e as alíquotas ainda serão definidas em lei. Se a sua operação é industrial e mexe com esses itens, veja em detalhe como o Imposto Seletivo é tratado no Protheus.

IBS e CBS são não cumulativos: o que foi pago nas etapas anteriores vira crédito na etapa seguinte. Na prática, isso exige que os cadastros e a classificação de cada item estejam corretos, porque é a classificação que diz ao sistema quanto de crédito e de débito gerar. Erro de cadastro não é mais só uma inconsistência de relatório, é imposto calculado errado na nota.

Já uso TOTVS. O que fazer agora?

A própria TOTVS deixa claro na sua comunicação oficial que a responsabilidade pela adequação é da empresa, e que ela se apoia em manter o ERP atualizado e reparametrizado. Traduzindo para a rotina de quem opera, a adequação tem quatro frentes:

1. Atualizar a release do ERP e o TSS. Os novos cálculos, campos e regras chegam por pacotes de atualização. No Protheus, isso inclui atualizar o Backoffice e o TSS (responsável pela comunicação com a SEFAZ) para a versão que carrega a Reforma. Vale conferir se a sua release ainda está dentro do ciclo de vida suportado pela TOTVS, porque versões antigas não recebem os pacotes.
2. Reparametrizar os tributos no Configurador de Tributos. Este é o coração da mudança. A TOTVS está descontinuando o cálculo pela TES e consolidando o Configurador de Tributos como o motor de cálculo de IBS e CBS. Essa migração não é automática: cada operação precisa ser revisada e configurada, com as regras de cálculo, as vigências e a classificação tributária (cClassTrib) de cada item.
3. Ajustar os cadastros e o leiaute da nota. Saneamento de produtos e serviços (NCM e NBS), de clientes e fornecedores (por causa da tributação no destino) e o mapeamento entre cClassTrib e CST. É esse conjunto que faz o sistema preencher os campos novos da NF-e corretamente. Ajustes de contabilização também entram, como as notas de débito e crédito para IBS e CBS no Protheus.
4. Testar em homologação antes da produção. A recomendação oficial da TOTVS é criar uma base de homologação dedicada, replicando o ambiente produtivo, e transmitir notas dos seus cenários reais no ambiente de homologação da SEFAZ. Testar é o seguro barato contra a rejeição valendo com a operação no ar.

Uma decisão de arquitetura aparece no meio do caminho: adotar o cenário 100% Configurador ou um modelo híbrido durante a transição. A escolha depende da complexidade fiscal da sua operação, e é onde a maioria dos projetos trava, porque exige entender a regra de negócio antes de configurar a ferramenta.

A adequação por linha: Protheus, Datasul e RM

O motor conceitual é o mesmo, mas cada linha tem o seu roteiro e o seu ponto de atenção.

• Protheus. A adequação passa pela atualização de Backoffice e TSS e pela parametrização no Configurador de Tributos, apoiada na importação das tabelas de classificação. Se você ainda calcula tributo pela TES, o caminho é a migração para o Configurador. O ponto de partida prático está no nosso guia do Configurador de Tributos no Protheus, e a base de comunicação fiscal costuma exigir a atualização do TSS.
• Datasul. A TOTVS publicou um roteiro específico para a linha, com cadastro das novas alíquotas, atualização do Configurador de Tributos e o mapeamento de cClassTrib por CST. Reunimos o que muda na prática no artigo sobre a Reforma Tributária no TOTVS Datasul.
• RM. A linha RM tem um roteiro estruturado de adequação, com cadastro dos novos tributos, saneamento de produtos e parceiros, fórmulas de base de cálculo e o registro das alíquotas e vigências, incluindo as alíquotas iniciais de 2026. Como a maior parte da operação RM é de retaguarda, o cuidado é garantir que a emissão fiscal e a escrituração conversem com os cadastros novos.

Um ponto para evitar confusão: o Fluig não faz parte da adequação fiscal de IBS e CBS. Ele é plataforma de processos e assinatura, não motor de cálculo de tributo. Quem preenche a nota é o ERP.

Os erros que travam o faturamento

Depois que a validação entra em produção, o risco deixa de ser teórico e vira nota barrada. Dois códigos concentram a maior parte das dores:

• Rejeição 1115 (“IBS/CBS não informado”): disparada pela regra de validação da NF-e quando a nota não traz o grupo de IBS e CBS. A partir de 3 de agosto de 2026, para o Regime Normal, ela impede a autorização da nota.
• Rejeição 1076: ocorre quando a base de cálculo informada do IBS ou da CBS difere da soma dos itens, um sintoma clássico de parametrização inconsistente.

A lógica para tratar esses erros é a mesma de qualquer rejeição de SEFAZ: ler o código, achar o parâmetro ou cadastro que gerou a inconsistência e corrigir na origem. Se a sua equipe já convive com notas barradas, o nosso guia de rejeições de NF-e no Protheus ajuda a estruturar o diagnóstico, e o guia dos campos de IBS e CBS obrigatórios na NF-e detalha o que precisa estar preenchido para não cair na 1115.

Split payment: o recolhimento na hora do pagamento

Uma mudança estrutural que vem junto com a Reforma é o split payment, o recolhimento do IBS e da CBS no momento da liquidação financeira da transação. Na prática, o prestador de serviço de pagamento separa a parte do imposto e recolhe direto, em vez de o valor passar inteiro pela empresa.

A Lei Complementar 214/2025 prevê dois procedimentos: o padrão, com consulta em tempo real aos sistemas do Comitê Gestor do IBS e da Receita Federal antes de liberar o recurso ao fornecedor, e o simplificado, opcional, baseado em um percentual preestabelecido. A implementação é gradual e depende de atos conjuntos dos órgãos, com a plataforma pública de comunicação já em desenvolvimento, mas ainda sem uma data única de obrigatoriedade fixada em lei. O que importa para a TI é que o dado da nota precisa estar correto, porque é ele que alimenta esse cálculo. Explicamos o mecanismo no artigo sobre a plataforma de split payment no Protheus.

Checklist do gestor de TI (e onde a WeePulse entra)

Para transformar tudo isso em plano de ação, o roteiro mínimo é este:

1. Levantar a release atual de cada ambiente TOTVS e confirmar se está no ciclo de vida que recebe os pacotes da Reforma.
2. Aplicar as atualizações de Backoffice, TSS e demais componentes fiscais.
3. Parametrizar o Configurador de Tributos, migrando o cálculo da TES quando for o caso.
4. Importar e mapear a classificação tributária (cClassTrib) e sanear os cadastros de itens, clientes e fornecedores.
5. Testar a emissão em homologação, com os cenários reais da sua operação, antes de 3 de agosto.
6. Acompanhar as versões da Nota Técnica e as vigências, porque o calendário ainda se ajusta.

É um projeto de prazo e parametrização: pouco a recolher em 2026, muito a configurar, e uma data dura em que a nota deixa de ser autorizada. A WeePulse apoia empresas que já usam TOTVS a atravessar essa adequação sobre o ambiente que já está em operação: atualização de release, parametrização do Configurador de Tributos, importação das classificações, ajuste dos cadastros e testes de emissão em homologação, sem trocar de sistema e sem parar a operação. Falar com um especialista e comece pelo diagnóstico do que falta no seu ambiente.

Perguntas frequentes sobre a Reforma Tributária no TOTVS

Vou precisar trocar de ERP por causa da Reforma Tributária?

Não. Quem já usa TOTVS adéqua o sistema que tem, com atualização de release e parametrização dos novos tributos no Configurador de Tributos. A troca de sistema não é requisito da Reforma; o requisito é manter o ERP atualizado e corretamente configurado para calcular IBS e CBS e preencher a nota.

Meu Protheus está pronto para a Reforma Tributária?

Ele está pronto quando três coisas estão em ordem: a release e o TSS atualizados com os pacotes da Reforma, o Configurador de Tributos parametrizado com as regras e vigências de IBS e CBS, e a classificação tributária dos itens importada e mapeada. O teste que comprova isso é emitir NF-e dos seus cenários reais em homologação e ver a nota autorizada com os campos preenchidos.

Quando os campos de IBS e CBS passam a ser obrigatórios na nota?

Para o Regime Normal (CRT 3), a obrigatoriedade em homologação começa em 1º de julho de 2026, e a rejeição em produção pela ausência dos campos vale a partir de 3 de agosto de 2026. Para Simples Nacional e MEI, esse prazo vai para 4 de janeiro de 2027. Confira sempre a versão vigente da Nota Técnica 2025.002 no Portal da NF-e.

O que é a classificação tributária (cClassTrib)?

É o código que informa como cada item deve ser tributado no novo modelo. Ele conecta o produto ou serviço às regras de IBS e CBS e ao CST correspondente, e é o que permite ao ERP calcular o tributo e preencher os campos da nota. Importar e mapear essa classificação corretamente é uma das etapas centrais da parametrização.

A carga tributária da minha empresa vai aumentar em 2026?

Em 2026 não. O ano é de teste, com IBS a 0,1% e CBS a 0,9%, e o valor é compensável, então o objetivo é validar o cálculo e a emissão, não arrecadar. A urgência de 2026 é de sistema, não de caixa: o risco real é a nota ser rejeitada e travar o faturamento, não pagar mais imposto.

O Simples Nacional acaba com a Reforma Tributária?

Não. O Simples Nacional é mantido, e para essas empresas a rejeição da nota por ausência dos campos de IBS e CBS só passa a valer em 4 de janeiro de 2027. Ainda assim, vale usar 2026 para se preparar com calma, em vez de deixar tudo para a virada do ano.

O que é o split payment e quando ele passa a valer?

É o recolhimento de IBS e CBS no momento da liquidação financeira da transação de pagamento. A Lei Complementar 214/2025 prevê um procedimento padrão e um simplificado, mas a obrigatoriedade depende de regulamentação e da implementação gradual pela Receita Federal e pelo Comitê Gestor do IBS, ainda sem uma data única definida em lei.

Fontes oficiais

• Receita Federal, Entenda a Reforma Tributária do Consumo: cronograma da transição, alíquotas de 2026 e substituição dos tributos.
• Portal Nacional da NF-e: publica a Nota Técnica 2025.002, que cria os campos de IBS e CBS no leiaute e define as regras de validação e os prazos de rejeição. Confira sempre a versão vigente.
• Comitê Gestor do IBS e Ministério da Fazenda, Reforma Tributária: regulamentação e orientações oficiais.
• Lei Complementar 214/2025 e Emenda Constitucional 132/2023: a base legal do IBS, da CBS, do Imposto Seletivo e do calendário de transição.
• TOTVS, Espaço Legislação da Reforma Tributária: o roteiro oficial da adequação por linha de produto.