Hoje em dia, muitas empresas já entenderam o valor em aprimorar processos internos. Mas quando falamos em gestão documental avançada, ainda aparecem dúvidas. Protheus, como plataforma robusta para negócios, tem potencial para ser o centro dessa organização. A WeePulse, especializada em TOTVS, tem acompanhado vários projetos, cada um com momentos de hesitação, descobertas e, claro, superação de desafios na hora de digitalizar e centralizar documentos.
Por que transformar a gestão documental?
Parece simples, mas não é só empilhar PDFs numa pasta na nuvem. Há regras legais, riscos de auditorias, alta rotatividade de equipes e, principalmente, o tempo perdido procurando informações desatualizadas. Estudos do Arquivo Nacional destacam monitoramento legal rigoroso na eliminação e organização documental, mostrando que só tecnologia não basta, mas sim processo aliado à inteligência estrutural.
Toda empresa enfrenta o caos do papel em algum momento.
Com o Protheus, é possível criar uma gestão documental capaz de evitar retrabalho, perda de documentos e problemas de compliance.
Planejamento da gestão documental no Protheus
Nenhum projeto começa na plataforma. É preciso entender o ciclo de vida dos documentos: do recebimento à guarda e eliminação conforme determina o Programa de Gestão Documental (PROGED). Por onde começar?
- Mapeie os fluxos documentais principais (fiscais, RH, compras, contratos…)
- Defina quem tem acesso a cada tipo de documento
- Estabeleça prazos de guarda conforme legislação vigente
- Planeje políticas de digitalização, indexação e versionamento
Parece muito, mas com apoio de consultores como o time da WeePulse, essa fase fica bem menos preocupante. Afinal, são diversos setores, normas, tipos de arquivos. O segredo é envolver áreas distintas já no mapeamento, ouvindo quem realmente executa as rotinas.
Digitalização e indexação
Transformar acervo físico em digital respeitando padrões modernos não significa só usar um scanner. É preciso escolher formatos adequados, classificar, indexar, aplicar OCR se necessário. Soluções como os módulos GED do Protheus permitem anexar e controlar versões, com rastreio de cada modificação, tornando auditorias muito mais transparentes. Inclusive, a Revista Acervo destaca avanços recentes na automação do reconhecimento de entidade e temas em arquivos digitais, agilizando a pesquisa e localização de documentos relevantes.
- Digitalize com qualidade: Prefira equipamentos que permitam OCR
- Padronize nomes e categorias: Pense em buscas futuras e usuários externos
- Indexação correta: Tags, datas, responsáveis e tipo de documento são mínimos obrigatórios
Por experiência da WeePulse, quanto mais disciplina no início, menos dor de cabeça depois. Ah, nunca ignore criptografia e autenticação no fluxo digital.
Integração e customizações do Protheus
Adaptação do Protheus é quase sempre necessária. Integração com Gmail, Outlook, portais de assinatura eletrônica, armazenamento em nuvem, automações… tudo pode ser feito via APIs e customizações do Protheus. Mas nada substitui um bom diagnóstico inicial, levantando requisitos específicos do seu setor.
- APIs para anexação automática de e-mails e PDFs
- Workflows para aprovações e eliminações
- Integração com sistemas jurídicos, fiscais e ERPs paralelos
- Alertas para prazos de revisão ou descarte de documentos
Alguns clientes da WeePulse viabilizaram projetos robustos ao unir o Protheus GED com outras ferramentas de BI, como abordado no artigo sobre relatórios inteligentes no Protheus, permitindo consultas e auditorias praticamente em tempo real.
Políticas de acesso e segurança
O controle de quem pode criar, editar, ver ou deletar documentos é a base da confiança do sistema. Protheus oferece diferentes níveis de acesso, integração com login único e rastreabilidade das ações. Isso é especialmente relevante em setores auditados regularmente.
- Acessos por perfil e necessidades
- Histórico de versões e rastreamento de ações
- Treinamento recorrente dos usuários
Segurança e transparência caminham juntas na era digital.
Para se aprofundar nessa etapa, recomendo o conteúdo sobre controle de acesso detalhado (ACD) no TOTVS. E claro, nunca é exagero lembrar da importância de manter políticas de backup, sim, perder dados acontece mais do que se imagina.
Automação de processos no Protheus
É possível automatizar desde notificações sobre prazos de expiração até fluxos de aprovação baseados em múltiplos responsáveis. Uma dica da WeePulse: comece pequeno, automatize apenas aquilo bem mapeado. Documentos com workflow complexo devem ser testados em pequeno grupo antes de expandir. Erros acontecem, ajustes no caminho também.
- Notificações automáticas por e-mail
- Workflows com etapas obrigatórias
- Acompanhamento em dashboards
Melhor ainda se os indicadores de performance e controle de documentos puderem ser consultados em tempo real, como destacado no artigo sobre novidades do Protheus 12.1.2410.
Treinamento contínuo e cultura de governança
Mesmo o sistema mais moderno falha se as pessoas não aplicam os fluxos corretamente. Invista em treinamentos frequentes, participe de cursos, como o oferecido pela Escola Virtual Gov, e crie manuais sintéticos, que expliquem para o usuário como guardar e buscar documentos sem rodeios.
Pessoas treinadas erram menos e cumprem normas.
Da experiência da WeePulse, só muda a ferramenta, o desafio humano é sempre parecido!
Auditorias e conformidade
Separe datas para auditorias internas. Use os relatórios de controle de Protheus e faça revisões periódicas dos acessos, versões e documentos eliminados. As melhores práticas destacadas em nossa visão sobre gestão de documentos reforçam que pequenos ajustes frequentes previnem problemas grandes no futuro.
- Documente políticas e fluxos
- Registre aprovações digitais
- Mantenha histórico atualizado
Para empresas que buscam padronização e resultados sólidos, acompanhar tendências em automação, compliance e digitalização é indispensável, seja para processos seletivos, contratos ou gestão tributária.
Conclusão
Implementar uma gestão documental avançada no Protheus não é tarefa de um dia. Isso exige método, tecnologia, adaptação contínua e um olhar atento para pessoas e processos. Os ganhos vão muito além da facilidade de buscas: redução de riscos, padronização, transparência e, claro, mais tempo para focar no crescimento do negócio. Se você quer transformar a gestão da sua empresa, seja no setor educacional, industrial ou em serviços, vale conversar com especialistas de verdade.
Documentos organizados constroem empresas fortes.
Conheça a WeePulse, descubra como potencializar seus resultados com consultoria, customização e suporte sob medida para TOTVS. Fale com a gente e dê um salto em direção à governança documental inteligente!
Perguntas frequentes
O que é gestão documental no Protheus?
Gestão documental no Protheus é o conjunto de práticas para digitalizar, organizar, guardar, versionar, compartilhar e eliminar documentos na plataforma. Assim, empresas ganham controle sobre informações, acesso rápido e segurança jurídica, aproveitando recursos disponíveis nos módulos GED para centralizar seu acervo documental.
Como implementar gestão documental avançada?
A implementação passa por mapear fluxos de documentos, digitalizar acervos, definir regras de acesso e guarda, parametrizar os módulos GED e integrar com outros sistemas quando necessário. Customizações e automação ajudam a adaptar o Protheus ao cotidiano da empresa. O apoio de especialistas, como a WeePulse, facilita o planejamento, testes e a cultura de governança.
Quais os benefícios da gestão documental?
Os benefícios são muitos: facilidade de busca, redução de erros, economia de tempo, menos riscos em auditorias e maior conformidade com normas legais. Ainda possibilita colaboração, transparência e padronização. Também traz redução de custos de armazenamento físico e ganhos em agilidade operacional.
Quanto custa implementar no Protheus?
O custo varia conforme o volume de documentos, necessidades de customização, integrações e grau de automação desejado. Pode envolver licenças adicionais, serviços de digitalização e consultoria. O ideal é realizar um diagnóstico detalhado para montar um projeto sob medida, o que a equipe da WeePulse está pronta para construir ao lado do cliente.
Quais módulos facilitam a gestão documental?
O principal é o GED do Protheus, que controla documentos eletrônicos, anexos e permissões. Outros módulos, como RH, Compras e Jurídico, têm recursos próprios de acervo e acesso. Integração com relatórios inteligentes e automações também aceleram gestão e auditoria de documentos.