Em um mundo onde mudanças digitais acontecem numa rapidez impressionante, uma empresa adotar soluções TOTVS é só o primeiro passo. O desafio real surge na hora de trazer todo o time para esse novo ambiente, sem ruídos, sem atrasos, sem aquela sensação de “e agora?”. Para conseguir isso, a experiência de onboarding deve ser rápida, clara e, acima de tudo, leve.
Aqui na WeePulse, já vimos como o sucesso de um projeto depende desse momento. E sabe o que percebemos? A diferença entre dor de cabeça e resultado está em aplicar técnicas práticas e um cuidado especial com as pessoas. E é sobre isso que vamos falar agora.
Comece simples. Vá longe.
1. Planeje antes de tudo
O onboarding no TOTVS que funciona começa muito antes do primeiro login. Antes de liberar acessos, sente com os líderes de cada área. Mapeie rotinas, pontos que geram dúvidas, e também personalizações feitas no ERP (veja aqui o que muda entre customização e parametrização no TOTVS). Estabeleça um cronograma realista, considerando o tempo necessário para cada etapa. E seja flexível, sempre haverá algo inesperado.
2. Use treinamentos modulares e dinâmicos
Treinamentos longos, cheios de detalhes que nem todos precisam, cansam. Prefira módulos curtos, por tema, permitindo que cada pessoa avance no ritmo adequado. Por exemplo, financeiro, compras, produção: cada um com seu caminho. Adapte o conteúdo para a rotina da empresa, usando exemplos reais.
E se puder, aplique experiências interativas, como simulações e testes práticos diretamente no ambiente de homologação do sistema. Dessa forma, o aprendizado acontece na prática, reduzindo inseguranças lá na frente.
3. Aposte na personalização dos conteúdos
Nenhuma empresa funciona igual à outra. Se você entrega guias genéricos, perde o interesse dos usuários. O segredo está em criar conteúdos alinhados ao contexto do cliente: checklists de processos diários, listas de atalhos, vídeos com os passos das tarefas mais comuns, tutoriais para operações repetidas. O pessoal se sente visto, entende sua importância e aprende muito mais rápido.
4. Invista em mentoria interna
Você pode até contratar o melhor treinamento, mas nada substitui quem conhece o negócio por dentro. Identifique usuários chave, transforme-os em multiplicadores. Deixe-os acompanhar de perto o andamento do onboarding. Eles entendem as “manhas” do sistema, transmitem confiança e acabam salvando o dia quando surgem dúvidas inesperadas.
- Envolva usuários que se destacaram em implantações anteriores.
- Criar grupos de troca entre novatos e veteranos.
- Reconheça publicamente quem ajuda a equipe.
A mentoria é aquele empurrão só que humano. E convenhamos, todo mundo aprende melhor com quem vive a mesma realidade.
5. Ofereça suporte fácil e rápido
Não tem nada mais frustrante do que travar em algo simples e não achar ajuda. Crie um canal exclusivo para dúvidas de onboarding, seja via chat, e-mail ou ferramenta dedicada, de preferência, uma opção que centralize as demandas. Registre perguntas frequentes e construa uma base de conhecimento própria. Lembre-se: a dúvida de um hoje pode ser a solução de muitos amanhã.
Para dúvidas mais técnicas, contar com um parceiro como a WeePulse faz uma baita diferença. Nossa experiência mostra que o suporte próximo acelera solução de entraves e faz o time sentir o projeto como “de casa”.
6. Automatize ao que for possível
Automatização é sua aliada para ganhar tempo. Automatize processos de cadastro, envio de instruções iniciais, concessão de permissões e notificações de tarefas obrigatórias. Use integrações de APIs do ecossistema TOTVS para evitar retrabalho e garantir que todos recebam o que precisam, e só o que precisam. Há boas estratégias sobre orquestração dessas integrações no artigo como estruturar APIs no ecossistema TOTVS.
Poupe tempo agora para ganhar resultados depois.
7. Meça, ajuste e reconheça avanços
O onboarding não termina no último slide do treinamento. Crie indicadores para acompanhar o progresso: número de acessos, tarefas concluídas, dúvidas recorrentes e satisfação do usuário. Faça pesquisas rápidas, tipo NPS específico do onboarding. Ajuste sempre que perceber gargalos, o que parece óbvio numa área, pode não ser em outra.
Celebrar conquistas, mesmos as pequenas, dá motivação e mostra que o processo evolui. Valorize cada etapa superada. O time sente a diferença.
Pequenos extras para não tropeçar no início
O onboarding precisa ser leve, mas também seguro. Não esqueça de revisar as permissões dos usuários, proteja informações sensíveis e atualize seus processos conforme surgirem mudanças no sistema. Utilize relatórios interativos através do SmartView, uma ferramenta que ajuda muito na tomada de decisões e acompanhamento do uso. Inclusive, a WeePulse preparou um guia prático sobre relatórios no Protheus com SmartView que pode ser útil constantemente.
Quando falamos em equipes remotas, o desafio é ainda maior. Acesse insights específicos sobre gestão de equipes remotas em projetos TOTVS para garantir integração, acompanhamento e encantamento dos participantes, estejam onde estiverem.
Suporte contínuo e comunicação aberta
Muito além do “bem-vindo” inicial, o acompanhamento deve ser constante. Abra espaço para feedbacks. Mostre que dúvidas são bem-vindas. Incentive sugestões de melhoria, não só no sistema, mas também na forma de ensinar e aprender. Ajuste, ainda, os manuais e treinamentos periodicamente.
Ah, e se falamos de legislação ou necessidade de emissão de notas fiscais, por exemplo, mantenha o time atualizado sobre o funcionamento do TSS no TOTVS. Pequenas atitudes evitam grandes problemas depois.
Onboarding feito com cuidado: resultado para sempre.
Conclusão
Conquistar um onboarding rápido e sem traumas no TOTVS é totalmente possível. Basta reunir método, empatia e ferramentas certas. Ao aplicar as sete técnicas que trouxe aqui, sua empresa sentirá a diferença não só em agilidade, mas na confiança do time, no menor índice de erros e num clima muito mais motivador.
Se sua empresa busca uma experiência completa, personalizada e que de fato acelere processos, conheça a WeePulse. Nossa equipe respira TOTVS e está pronta para ajudar você a transformar o onboarding num momento de sucesso e união.
Fale com a gente. Sua jornada TOTVS pode ser mais leve e produtiva do que imagina.
Perguntas frequentes sobre onboarding no TOTVS
O que é onboarding no TOTVS?
Onboarding no TOTVS é o conjunto de etapas que prepara usuários para usarem o sistema da melhor forma possível. Desde treinamentos, definição de processos e esclarecimento de dúvidas até a adaptação de conteúdos ao contexto da empresa. É o início da experiência de uso, fundamental para garantir aproveitamento total das soluções.
Como acelerar o onboarding no TOTVS?
Acelerando o onboarding com planejamento, capacitação em módulos curtos, mentoria de usuários veteranos, canais de suporte sempre disponíveis e remetendo automações para tarefas repetitivas. Personalizar materiais e acompanhar indicadores de progresso também faz diferença.
Quais são as melhores técnicas de onboarding?
As mais recomendadas são: planejamento antecipado, treinamentos rápidos e práticos, conteúdos personalizados, mentoria interna, suporte fácil, automação de tarefas e acompanhamento de resultados. Essas práticas simplificam a aprendizagem e potencializam engajamento dos usuários TOTVS.
Onboarding no TOTVS é realmente necessário?
Sim. Sem um onboarding bem feito, usuários enfrentam dificuldades, cometem erros e levam mais tempo para gerar resultados. Uma experiência de entrada cuidada reduz retrabalho, diminui dúvidas e garante que todos usem o sistema corretamente desde o início.
Onde encontrar tutoriais de onboarding TOTVS?
Você pode buscar manuais, vídeos e checklists próprios da sua consultoria, como os criados pela WeePulse. Além disso, artigos do blog, como o Guia de Relatórios SmartView e outros conteúdos segmentados para TOTVS ajudam a evoluir o uso da plataforma constantemente.