Ambientes multi-ERP TOTVS se tornaram comuns entre grandes empresas brasileiras. Os motivos variam: expansão de operações, aquisições ou a busca por soluções específicas de mercado. Mas, à medida que a arquitetura fica mais complexa, surge um desafio silencioso: garantir uma governança capaz de unificar toda essa base, sem perder a eficiência, a segurança e a capacidade de gerar valor.
Um ambiente multi-ERP pode ser uma grande fortaleza ou virar um labirinto de processos desconexos. Depende de como você administra.
Olhando para os dados publicados na Revista de Administração Contemporânea, vê-se que 74,2% dos profissionais concordam que o uso do ERP melhora o nível de produção e 77,1% afirmam que ele contribui para o trabalho através da automação (Revista de Administração Contemporânea).
Por outro lado, para colher estes frutos em ambientes multi-ERP, é preciso ter uma governança bem definida. E a WeePulse, com sua experiência em consultoria TOTVS, sabe que não basta instalar sistemas: é preciso orquestrar tudo.
Por onde começar: diagnóstico e mapeamento
O primeiro passo é olhar para o espelho. Ou seja, mapear seu cenário atual, levantar todos os ERPs envolvidos, Protheus, Datasul, RM, etc., e suas conexões com outros sistemas, como CRM, BI ou plataformas específicas do negócio.
Mapeamento é enxergar o todo antes de começar a mudar qualquer coisa.
Esse mapeamento não é só técnico. É preciso entender onde há sobreposição de processos, possíveis gargalos, integrações frágeis e pontos de vulnerabilidade. Ferramentas apropriadas e entrevistas com times de TI e áreas de negócio ajudam muito.
Se precisar aprofundar, a estrutura do Datasul TOTVS pode servir como referência de integração e arquitetura detalhada.
Pilares de um checklist estruturado
Mas afinal, quais pontos um checklist de governança deve sempre cobrir? Veja uma estrutura possível, baseada na experiência da WeePulse com grandes operações TOTVS:
- Governança de dados: registre claramente quais dados transitam em cada ERP, quem acessa e como esses dados são compartilhados. Defina padrões para nomenclatura, formatos e controles de acesso.
- Gestão de integrações: documente todas as integrações, APIs, webservices, processos de importação/exportação. Quem mantém cada integração? Existe redundância? O monitoramento dessas rotas é feito automaticamente?
- Controle de mudanças: toda alteração deve ser documentada e aprovada. Mantenha um versionamento das customizações e uma homologação rígida. Se possível, reúna as iniciativas numa esteira automatizada.
- Segurança da informação: além de controles nativos do TOTVS, implemente camadas extras de autenticação, criptografia e monitoramento contínuo.
- Gestão de incidentes: tenha um plano para situações críticas: queda sistêmica, falhas de integração, vazamento de informações. Todos sabem para quem acionar?
- Treinamento e comunicação: nada funciona sem pessoas. Garanta que todos os usuários dos ERPs estejam treinados para usar as ferramentas de acordo com as regras de governança.
Seguindo esses pilares, é mais fácil manter o controle mesmo quando o ambiente cresce ou muda de forma.
Casos comuns de conflito e como evitar dor de cabeça
Ambientes multi-ERP TOTVS frequentemente passam por situações de risco. Nem sempre são erros, às vezes é só falta de rotina, mesmo. Veja exemplos que a WeePulse já viu na prática:
- Atualização feita direto em produção, sem teste no ambiente de desenvolvimento, comprometendo integrações;
- Dados importantes duplicados em diferentes ERPs, dificultando análises e decisões;
- Falta de um controle central de permissões, abrindo brechas de segurança;
- Processos paralelos gerando retrabalho, o famoso “cada área faz do seu jeito”.
Erros pequenos geram consequências grandes quando não há governança.
Para evitar essas dores de cabeça, ter um checklist na rotina do time faz toda a diferença. A estrutura recomendada acima é um bom começo. E, conforme o ambiente evolui, não tenha medo de adaptar e revisar os tópicos.
Checklist prático: o que revisar periodicamente
Muitos gestores me perguntam que itens incluir num checklist prático de governança. Varia com o tempo, claro, mas há pontos que funcionam para quase todos:
- Revisão dos acessos: usuários ativos, novos, desligados e permissões conflitantes.
- Auditoria das integrações: houve falhas ou inconsistências? Alguma integração nova não está documentada?
- Remoção de dados obsoletos: mantenha só o que faz sentido para análise e gestão.
- Avaliação da performance: os ERPs estão respondendo bem? Algum processo ficou lento após alguma atualização?
- Homologação de mudanças: atualizações, customizações e implantações devem ser testadas e aprovadas antes de irem a produção.
- Backups e logs: backups realizados como planejado? Logs de auditoria disponíveis e retidos conforme a política?
- Validação dos indicadores de negócio: os dashboards e relatórios mostram os dados certos para todos os ERPs?
Esse tipo de revisão pode (e deve) ser automatizado em partes. Fique atento aos indicadores e indicadores de desempenho das soluções TOTVS, pois eles refletem rapidamente falhas sistêmicas ou de integração, como já comprovou a Revista Tecnia em sua análise sobre tomada de decisão baseada em ERP.
Como manter a governança no longo prazo
Nenhuma governança sobrevive só com boas intenções. Ela depende de cultura, repetição e, claro, de ajustes constantes. As plataformas TOTVS trazem recursos que apoiam este controle, mas a diferença está em como a liderança do projeto conduz o processo, e é aí que a WeePulse entra, transformando governança em rotina para que o ambiente multi-ERP seja uma soma, e não uma soma de problemas.
O principal? Manter o checklist como um “manifesto vivo”, revendo pontos na medida que a empresa cresce ou muda de escopo.
O blog da WeePulse traz conteúdos sobre governança em ERP e também aborda soluções para integrações complexas e para ambientes cloud ERP. Esses materiais são valiosos para quem precisa manter a gestão afiada, com o controle sempre na mão.
Checklist: perguntas que valem ouro
- Quem monitora os acessos e mudanças em todos os ERPs?
- Existe um inventário central das integrações e customizações?
- O backup cobre todas as bases e sistemas?
- Os indicadores de negócio cruzam dados de todos os ERPs?
- As áreas enxergam a importância de seguir o checklist ou só “cumprir tabela”?
Quando essas perguntas são respondidas sem hesitação, o resultado é perceptível: menos incidentes, decisões melhores e uma TI mais respeitada pelo negócio.
A governança de ambientes multi-ERP é um compromisso coletivo. Não é só tecnologia. É cultura de controle.
Conclusão
Para quem quer criar rotinas sólidas em ambientes multi-ERP TOTVS, o checklist vai além da técnica: ele une processos, pessoas e tecnologia sob uma mesma visão. E se você sente que precisa de ajuda para colocar esse ciclo em movimento, a WeePulse está pronta para apontar caminhos, simplificar processos e entregar resultados concretos. Converse com a nossa equipe e descubra como transformar governança em vantagem competitiva!
Perguntas frequentes sobre governança em ambientes multi-ERP TOTVS
O que é governança em multi-ERP TOTVS?
Governança em ambientes multi-ERP TOTVS significa criar regras, controles e processos para que diferentes sistemas ERP trabalhem de forma coordenada, segura e eficiente. Inclui gestão de acessos, integrações, monitoramento, controle de mudanças e padronização de dados, guiando a empresa para minimizar conflitos e aumentar a confiança nas informações e operações.
Como implementar um checklist de governança?
Comece mapeando todos os ERPs, integrações e fluxos críticos. Em seguida, defina categorias de controle: acessos, integrações, gestão de mudanças, segurança, auditoria, rotina de backup e indicadores de negócio. Transforme esses pontos em perguntas ou tarefas periódicas para revisão, atualize sempre que o ambiente mudar e mantenha tudo bem documentado e acessível ao time. Ferramentas de apoio e consultorias como a WeePulse podem ajudar na estruturação.
Quais são os principais desafios em multi-ERP?
Os desafios mais comuns são: falta de padronização de dados, integrações frágeis, retrabalho entre áreas, permissões descontroladas, documentação incompleta e a dificuldade de alinhar práticas entre equipes distintas. Além disso, mudanças rápidas no negócio podem tornar o ambiente ainda mais complexo.
Quais benefícios a governança traz para TOTVS?
A governança permite centralizar o controle, aumentar a segurança, diminuir falhas, facilitar auditorias e garantir decisões baseadas em dados confiáveis. Segundo estudo citado na Revista de Administração Contemporânea, a automação e integração dos ERPs melhoram a produtividade e o desempenho das equipes.
Como manter a segurança em ambientes multi-ERP?
Estabeleça controles rígidos de acesso (quem pode fazer o quê em cada sistema), revise permissões periodicamente, use autenticação forte, monitore logs de acesso e mudanças, além de garantir criptografia no trânsito de dados. E, claro, eduque o time sobre riscos; a segurança depende tanto de tecnologia quanto de cultura.